Sieben Tage Frist, zwei Jahre Aufbewahrung, kein vorgeschriebenes Format — die Aufzeichnungspflicht ist enger, als viele Betriebe denken, und zugleich formfreier.
Kaum eine Pflicht wird im Gastgewerbe so verlässlich unterschätzt wie die Aufzeichnung der Arbeitszeit. Das liegt weniger an Nachlässigkeit als an einer verbreiteten Fehlannahme: Viele Betriebe halten die Arbeitszeiterfassung für eine Frage der Lohnabrechnung. Tatsächlich ist sie eine eigenständige öffentlich-rechtliche Pflicht, die unabhängig davon besteht, ob korrekt abgerechnet wurde.
Wen es trifft
§ 17 Absatz 1 des Mindestlohngesetzes (MiLoG) verpflichtet Arbeitgeber zur Aufzeichnung für zwei Gruppen: für geringfügig Beschäftigte im Sinne von § 8 Absatz 1 SGB IV — also Minijobber — und für alle Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer in den Wirtschaftsbereichen, die § 2a des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes aufzählt. Das Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe steht dort ausdrücklich.
Für einen typischen Restaurantbetrieb bedeutet das: Die Pflicht gilt nicht nur für die Aushilfe am Wochenende, sondern für das gesamte Personal. Wer glaubt, mit dem Verzicht auf Minijobber sei die Sache erledigt, irrt.
Wen es nicht trifft — die beiden Entgeltgrenzen
Es gibt zwei Ausnahmen, und sie sind in der Praxis wenig bekannt. Die Mindestlohndokumentationspflichtenverordnung (MiLoDokV) nimmt Beschäftigte von der Aufzeichnungspflicht aus, deren verstetigtes regelmäßiges Monatsentgelt brutto 4.461 Euro überschreitet. Die Grenze sinkt auf 2.974 Euro brutto, wenn der Arbeitgeber dieses Monatsentgelt für die letzten vollen zwölf Monate nachweislich gezahlt hat. Maßgeblich sind dabei sämtliche verstetigten monatlichen Zahlungen, die regelmäßiges Arbeitsentgelt sind.
Ebenfalls ausgenommen sind im Betrieb mitarbeitende Ehegatten, eingetragene Lebenspartner, Kinder und Eltern des Arbeitgebers — bei juristischen Personen die entsprechenden Angehörigen des vertretungsberechtigten Organs.
Ein Punkt wird dabei regelmäßig übersehen: Die Ausnahme befreit nicht von jeder Papierarbeit. Nach § 1 Absatz 3 MiLoDokV muss der Arbeitgeber für genau diese Beschäftigten die Unterlagen im Inland und in deutscher Sprache bereithalten, aus denen sich das Vorliegen der Voraussetzungen ergibt. Wer sich auf die Entgeltgrenze beruft, muss sie also belegen können.
Was genau aufzuzeichnen ist
Das Gesetz nennt drei Angaben, nicht mehr und nicht weniger: Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit. Nicht verlangt sind Pausenzeiten als eigene Position, Tätigkeitsbeschreibungen oder Unterschriften. Wer mehr erfasst, tut das freiwillig — sinnvoll ist es trotzdem, weil das Arbeitszeitgesetz an anderer Stelle eigene Anforderungen stellt.
Die beiden Fristen, an denen es scheitert
Hier liegt der eigentliche Stolperstein, und er ist in der Praxis der häufigste Prüfbefund:
Die Aufzeichnung muss spätestens bis zum Ablauf des siebten auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertages vorliegen. Sieben Kalendertage, nicht sieben Werktage. Eine Schicht vom Freitag muss also spätestens am übernächsten Freitag dokumentiert sein. Der weit verbreitete Ablauf „am Monatsende zusammen mit der Lohnabrechnung nachtragen“ erfüllt die Pflicht nicht — auch dann nicht, wenn die nachgetragenen Zeiten stimmen.
Die Aufzeichnungen sind anschließend mindestens zwei Jahre aufzubewahren, gerechnet ab dem für die Aufzeichnung maßgeblichen Zeitpunkt. Nach § 17 Absatz 2 MiLoG müssen die für die Kontrolle erforderlichen Unterlagen im Inland und in deutscher Sprache bereitgehalten werden — für die Prüfung durch die Finanzkontrolle Schwarzarbeit des Zolls, die im Gastgewerbe unangekündigt erfolgt.
Was ein Verstoß kostet
Der Bußgeldrahmen ist gestaffelt, und die Staffelung wird häufig falsch wiedergegeben. Nach § 21 Absatz 3 MiLoG kann eine fehlende, unrichtige, unvollständige oder verspätete Aufzeichnung — der Fall des § 21 Absatz 1 Nummer 8 — mit einer Geldbuße bis zu 50.000 Euro geahndet werden. Wer die Unterlagen nicht im Inland in deutscher Sprache bereithält (Nummer 9), fällt in die Auffangkategorie mit bis zu 30.000 Euro. Der oberste Rahmen von 500.000 Euro betrifft nicht die Dokumentation, sondern die Nichtzahlung des Mindestlohns selbst.
Die in Ratgebern oft genannten „bis zu 30.000 Euro“ für die Arbeitszeitaufzeichnung sind damit zu niedrig angesetzt: Für die Aufzeichnungspflicht selbst gilt der höhere Rahmen.
Kein vorgeschriebenes Format — und was daraus folgt
Das Gesetz schreibt keine bestimmte Form vor. Papier ist zulässig, eine Tabellenkalkulation ist zulässig, eine Zeiterfassungssoftware ist zulässig. Entscheidend ist allein, dass die drei Angaben vorhanden, fristgerecht erfasst und im Zugriff sind.
Diese Formfreiheit ist für kleine Betriebe die gute Nachricht: Es braucht kein System für mehrere hundert Euro im Monat, um die Pflicht zu erfüllen. Ein sauber geführter Stundenzettel je Mitarbeiter genügt, solange er wöchentlich und nicht monatlich ausgefüllt wird. Eine kostenlose Vorlage dafür gibt es unter https://gastrodok.de/stundenzettel-vorlage — sie enthält die gesetzlich verlangten Spalten und ist bewusst so gebaut, dass sie in der Küche mit einem Kugelschreiber funktioniert.
Der zweite, oft übersehene Strang
Unabhängig vom Mindestlohngesetz hat das Bundesarbeitsgericht am 13. September 2022 (Aktenzeichen 1 ABR 22/21) entschieden, dass Arbeitgeber schon nach geltendem Arbeitsschutzrecht verpflichtet sind, ein System zur Erfassung der Arbeitszeit einzuführen. Diese Pflicht trifft alle Betriebe, unabhängig von Branche und Beschäftigungsform. Zur konkreten Ausgestaltung im Arbeitszeitgesetz hat es seither mehrere Reformvorhaben gegeben — welcher Stand aktuell gilt, sollten Betriebe im Zweifel prüfen. An der vom Gericht festgestellten Grundpflicht ändert das nichts.
Für die Praxis heißt das: Wer die MiLoG-Aufzeichnung ordentlich führt, hat den größeren Teil der Arbeit ohnehin erledigt.
Was ein Betrieb heute tun kann
Drei Schritte genügen für den Anfang. Erstens: festlegen, wer die Zeiten erfasst — die Schichtführung oder die Beschäftigten selbst. Zweitens: einen festen Wochentag bestimmen, an dem die Zeiten der Vorwoche vollständig vorliegen müssen; das hält die Sieben-Tage-Frist ohne Nachdenken ein. Drittens: einen Ablageort festlegen, an dem die Aufzeichnungen zwei Jahre lang auffindbar bleiben — und zwar so, dass sie bei einer unangekündigten Prüfung tatsächlich in wenigen Minuten vorgelegt werden können.
Dieser Beitrag gibt den Rechtsstand allgemein wieder und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.